Notes de frais et facturation électronique : e-invoicing ou e-reporting ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition et exemples

Une note de frais est un document indiquant les avances de frais réalisées par un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle et pour lesquelles il sera remboursé par son entreprise. Il peut s’agir par exemple de frais de repas, de frais de déplacement (train, avion, taxi), de frais d’hébergement, etc.

Conditions pour qu’une dépense soit remboursable

Pour être valable, la dépense professionnelle doit être engagée dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié, proportionnée et justifiée.

Pourquoi est-ce un cas particulier en facturation électronique ?

Contrairement à une facture classique, le payeur, le bénéficiaire et le titulaire de la facture ne sont pas toujours la même personne. Le collaborateur est, de fait, considéré comme un tiers payeur.

Dans le cas de la facturation électronique, il faut alors distinguer deux situations :

• Si la facture est établie au nom de l’entreprise : elle doit faire l’objet d’une facture électronique (e-invoicing).
• Si la facture est établie au nom du salarié : considérée comme une opération B2C, elle sera soumise à l’obligation d’e-reporting seulement.

Les notes de frais introduisent un tiers (« le salarié ») entre le fournisseur et l’entreprise, ce qui nécessite des règles spécifiques pour savoir si la facture doit être émise en e-invoicing ou simplement enregistrée en e-reporting.

Cas n°1 – La facture est établie au nom de l’entreprise

Ici, le salarié paie une dépense professionnelle (par exemple un hôtel, un repas ou des fournitures), mais demande au fournisseur une facture au nom de l’entreprise.

Conséquences en facturation électronique

La facture entre dans le champ de la facturation électronique B2B.

Le fournisseur doit transmettre une facture électronique à l’entreprise via une plateforme agréée (anciennement plateforme de dématérialisation partenaire – PDP).

L’entreprise reçoit la facture dans son système et peut :

• L’intégrer en comptabilité ;
• Récupérer la TVA ;
• Rembourser le salarié via la note de frais.

Illustration pratique

Un collaborateur règle une prestation (ex. chambre d’hôtel) et demande que la facture soit établie au nom de son entreprise. Le fournisseur émet pour l’entreprise une facture électronique via une plateforme agréée. L’entreprise reçoit et traite cette facture électroniquement, puis rembourse le salarié sur présentation de la note de frais.

Cas n°2 – Facture ou reçu au nom du salarié (e-reporting)

Ici, le salarié paie une dépense professionnelle et le fournisseur émet la facture ou le reçu au nom du salarié, sans mention de l’entreprise.

Conséquences en facturation électronique

Si la dépense est réglée au nom du salarié (et sans mention de l’entreprise dans la facture), la transaction est considérée comme une opération B2C (vente à un particulier). Ainsi :

• Le fournisseur ne génère pas une facture électronique B2B et l’entreprise ne reçoit donc pas une facture électronique structurée dans le cadre du dispositif d’e-invoicing.
• Le fournisseur déclare la transaction via e-reporting auprès de l’administration fiscale.
• L’entreprise rembourse le salarié sur la base du justificatif, mais la récupération de TVA est en principe impossible.

Illustration pratique

Un collaborateur règle un déjeuner ou un billet de train avec son propre nom sur le justificatif. Le fournisseur ne l’identifie pas comme une entreprise : il transmet les données en e-reporting et non en e-invoicing. L’entreprise remboursera ensuite le salarié sur la base du reçu.

En résumé :

Points d’attention fiscaux et comptables

TVA déductible

Pour que l’entreprise puisse déduire la TVA, il faut que la facture soit établie à son nom et comporte les mentions obligatoires. Sans cela, la TVA n’est en principe pas récupérable (sauf tolérances particulières).

Plateformes agréées

Dans le cadre de la réforme, les flux de facturation électronique (e-invoicing) et de transmission de données (e-reporting) sont opérés via des plateformes agréées.

En savoir plus sur les plateformes agréées.

Remboursement interne

La note de frais reste essentielle pour le processus interne (justification, contrôle, remboursement), mais elle n’a pas d’impact direct sur la modalité d’émission électronique : c’est la facture justificative qui détermine l’obligation e-invoicing ou e-reporting.

Quels impacts organisationnels pour les entreprises ?

Avec la généralisation de la facturation électronique, les entreprises devront :

• Sensibiliser les salariés à l’importance du nom figurant sur la facture ;
• Adapter leurs procédures internes de notes de frais ;
• S’assurer que leurs outils (comptabilité, notes de frais, plateformes) sont compatibles avec les flux électroniques.

À partir de 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Les notes de frais ne sont pas exclues : leur traitement dépend du nom figurant sur la facture justificative, déterminant si l’opération relève de l’e-invoicing (facture au nom de l’entreprise) ou de l’e-reporting (facture au nom du salarié). Dans ce contexte, les entreprises ont tout intérêt à anticiper l’impact organisationnel de la réforme, en sensibilisant leurs collaborateurs, en adaptant leurs procédures de notes de frais et en s’assurant que leurs outils sont compatibles avec les nouveaux flux de facturation électronique.

Cet article a été écrit par

Anaïs Navarro

Rédactrice web en gestion d'entreprise

Anaïs est rédactrice web spécialisée dans les thématiques liées à l’entrepreneuriat : création d’entreprise, comptabilité, fiscalité ou encore paie. Issue d’une formation en communication, elle met son aisance rédactionnelle au service de la pédagogie et collabore régulièrement avec des experts métiers. Son objectif : rendre les sujets techniques accessibles à tous en les traduisant en conseils concrets, clairs et utiles.

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