Qu’est-ce que l’extrait Kbis et comment l’obtenir ?
L’extrait Kbis est un document officiel incontournable obtenu lors de la création d’une entreprise. Il témoignage de l’existence juridique de la société et de son immatriculation au RCS. De quoi s’agit-il exactement ? À quoi sert ce document ? Comment l’obtenir ? Tout savoir sur l’extrait Kbis !
L’extrait Kbis : définition
L’extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l’existence légale d’une entreprise. Il s’agit en quelque sorte de la « carte d’identité » d’une entreprise.
L’extrait Kbis concerne toutes les entreprises (personnes morales) dont l’activité est commerciale et qui sont immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
L’extrait Kbis se distingue de :
- L’extrait K qui concerne les personnes physiques ;
- L’extrait L bis qui concerne un établissement secondaire (personne morale) ;
- L’extrait L qui concerne un établissement secondaire (personne physique).
Bon à savoir : les artisans et les professionnels libéraux ne sont pas concernés par l’extrait Kbis ou l’extrait K, et doivent fournir leur numéro SIREN.
Que contient l’extrait Kbis d’une société ?
L’extrait kbis regroupe les informations liées à l’identité de l’entreprise et reprend ainsi les inscriptions faites par l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). On y retrouve :
- La dénomination sociale de l’entreprise ;
- Le numéro SIREN ;
- Le code APE ou NAF ;
- La forme juridique ;
- Le montant du capital social ;
- L’adresse du siège social et de l’établissement principal (ainsi que des éventuels établissements secondaires en UE ou EEE) ;
- La durée de vie de la société ;
- La date de création ;
- Le détail de l’activité exercée ;
- L’identification du ou des dirigeants (nom, prénom, adresse, fonction, date et lieu de naissance, etc.), ainsi que celle des administrateurs et commissaires aux comptes ;
- Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l’immatriculation ;
- Les éventuelles procédures collectives (redressement, sauvegarde, liquidation judiciaire) ;
- L’éventuelle référence aux autorisations obligatoires en cas de profession réglementée.
Ce document est mis à jour en fonction des événements qui ponctuent la vie de l’entreprise. C’est le greffier du Tribunal de Commerce dont dépend la société qui contrôle les déclarations reçues et reporte ensuite les éventuelles modifications sur l’extrait Kbis.
À quoi sert concrètement un extrait Kbis ?
Un extrait Kbis prouve l’immatriculation au RCS ; l’entreprise peut ainsi prouver son existence juridique et sa parfaite légalité.
Disposer de la carte d’identité d’une entreprise est parfois indispensable pour travailler avec certains partenaires et certaines démarches administratives. Par exemple, l’extrait kbis peut être demandé comme justificatif pour ouvrir un compte bancaire professionnel, ou encore, acheter du matériel.
Le plus souvent, une version datée de moins de trois mois sera nécessaire.
Bon à savoir : depuis le 23 novembre 2021, l’extrait Kbis n’est plus demandé aux entreprises pour de nombreuses démarches (55 procédures administratives), seul le numéro SIREN est demandé. Il s’agit d’une mesure destinée à simplifier la vie administrative des entreprises.
Comment obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise ?
Obtenir l’extrait kbis de son entreprise
Pour obtenir gratuitement son extrait Kbis, le représentant légal de l’entreprise peut se connecter sur son espace personnel sur le site monidenum.fr, géré par les Tribunaux de Commerce.
Il est également possible d’utiliser le site https://www.infogreffe.fr. A noter qu’il y est possible de définir une réception périodique de l’extrait Kbis, afin de toujours avoir la dernière version à jour.
Enfin, il est possible d’effectuer une demande d’extrait Kbis auprès du greffe du tribunal dont dépend l’entreprise.
Obtenir l’extrait kbis d’une autre entreprise
Une demande d’extrait Kbis n’est pas réservée uniquement au dirigeant de ladite société. En effet, l’extrait Kbis n’est pas confidentiel et toute personne peut demander et obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise. L’objectif étant de porter à la connaissance du public les informations essentielles au sujet des entreprises.
Pour cela, une tierce personne peut :
- Utiliser le service en ligne mis en place par l’administration à travers le site https://www.infogreffe.fr. La démarche de demande d’extrait Kbis est facilitée. En recherchant l’entreprise au moyen de certaines informations (numéro SIREN, nom du représentant légal, nom de l’entreprise…), il est alors possible de consulter sa fiche et cliquer sur « extrait Kbis » pour recevoir une version (téléchargement ou réception par courrier) ;
- Effectuer une demande d’extrait Kbis auprès du greffe du tribunal compétent.
Délais d’obtention d’un extrait kbis
Lors d’une création d’une entreprise, le délai de réception de l’extrait kbis est généralement de 10 à 15 jours environ après l’immatriculation. Il est toutefois possible, si besoin, d’obtenir un kbis temporaire sous 48h.
Concernant les autres demandes d’obtention d’un kbis, les délais changent en fonction de la modalité d’obtention :
- Au format électronique, l’extrait kbis est immédiatement disponible ;
- Au format papier, les délais d’envoi peuvent aller de 3 à 10 jours ouvrés auxquels s’ajoutent les délais d’acheminement généralement. A noter également que ces délais varient en fonction de plusieurs facteurs comme la charge de travail du greffe, la période de l’année, etc.
Combien coûte un extrait kbis ?
L’obtention de l’extrait Kbis de sa société est une démarche gratuite pour le dirigeant de l’entreprise concernée.
En revanche, pour obtenir l’extrait kbis d’une autre entreprise, la procédure est payante et dépend de la modalité d’obtention :
- Sur place au greffe : 2.56 €
- Transmission par voie électronique : 3,20 €
- Envoi par courrier : 3,85 €
Quelle est la durée de validité d’un extrait kbis ?
Il n’existe théoriquement pas de durée de validité d’un extrait kbis. Toutefois, il est habituel qu’un extrait kbis datant de moins de 3 mois soit exigé afin de s’assurer que les informations qu’il contient soient à jour. A noter que pour les départements d’Alsace et de Moselle, les extraits kbis ont toujours une période de validité stricte de 3 mois.
Notre conseil
“L’extrait Kbis est un document central et fondateur pour une entreprise, faites attention à le conserver précieusement. N’hésitez pas à faire appel à votre cabinet d’expertise comptable pour en savoir plus et être accompagné pour votre création d’entreprise. »
