Fichier des écritures comptables : tout savoir sur le FEC

Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le FEC, pour Fichier des Ecritures Comptables, est un document obligatoire pour les entreprises qui tiennent leur comptabilité via un système informatisé. Il regroupe l’ensemble des enregistrements comptables d’une entreprise sur un exercice donné.

Il est généré automatiquement par le logiciel de comptabilité et doit pouvoir être transmis à tout moment à l’administration fiscale, notamment en cas de contrôle fiscal.

Qui est concerné par le fichier FEC ?

Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée sont concernées par l’obligation de produire un FEC. Sont concernées :

• Toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ;
• Toutes celles soumises à l’impôt sur le revenu dans la catégorie BIC, BNC ou BA.

En cas de vérification de comptabilité (contrôle) par l’administration, elles ont toutes l’obligation de présenter une copie du fichier des écritures comptables.

Exceptions : seules certaines SCI (sociétés civiles immobilières), les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs ne sont pas soumis à l’obligation de produire un fichier des écritures comptables.

A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Regroupant tous les enregistrements comptables d’une entreprise, il sert de base pour certains contrôles de l’administration fiscale. En effet, le FEC est obligatoire en cas de contrôle fiscal. Dès le début de la vérification, une copie du FEC doit être transmise à l’administration dans un délai maximal de 15 jours.

Le vérificateur de la comptabilité peut ainsi vérifier plus facilement et rapidement la concordance entre les documents comptables et les déclarations fiscales réalisées. Cela permet également à l’administration de gagner du temps sur les contrôles avec une présence limitée au sein de l’entreprise.

Que contient le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) doit respecter une structure précise fixée par l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

Le FEC est un fichier unique qui doit contenir l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice. Les écritures sont classées par ordre chronologique de validation.

Ce fichier est constitué des écritures après opérations d’inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde des comptes de charges et de produits. Il comprend les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et contient, pour chaque écriture, l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise. Les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, à :

1. Le code journal de l’écriture comptable ;
2. Le libellé journal de l’écriture comptable ;
3. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;
4. La date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
5. Le numéro de compte, dont les 3 premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français ;
6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français ;
7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non-utilisé) ;
8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non-utilisé) ;
9. La référence de la pièce justificative ;
10. La date de la pièce justificative ;
11. Le libellé de l’écriture comptable ;
12. Le montant au débit ;
13. Le montant au crédit ;
14. Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non-utilisé) ;
15. La date de lettrage (à blanc si non-utilisé) ;
16. La date de validation de l’écriture comptable ;
17. Le montant en devise (à blanc si non-utilisé) ;
18. L’identifiant de la devise (à blanc si non-utilisé).

Comment s’assurer de la conformité du FEC ?

Pour s’assurer de la conformité du FEC, il est possible d’utiliser l’outil de test mis à disposition par la DGFiP : « Test Compta Demat ». Celui-ci permet de vérifier la validité de la structure du fichier et précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.

Quelles sanctions en cas de non-respect ?

La non-présentation du fichier des écritures comptables, ou encore la présentation d’un FEC qui ne correspond pas aux normes exigées par l’administration fiscale, expose l’entreprise à une amende de 5 000€ ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, à une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Il est donc impératif de disposer d’un logiciel capable de générer ce fichier si vous vous chargez vous-même de votre comptabilité. Pour plus de sérénité et être certain d’évoluer en conformité avec la loi, confiez la gestion de votre comptabilité et cette mission à un expert-comptable.

Cet article a été écrit par

Anaïs Navarro

Rédactrice web en gestion d'entreprise

Anaïs est rédactrice web spécialisée dans les thématiques liées à l’entrepreneuriat : création d’entreprise, comptabilité, fiscalité ou encore paie. Elle met son aisance rédactionnelle au service de la pédagogie et collabore régulièrement avec des experts métiers. Son objectif : rendre les sujets techniques accessibles à tous en les traduisant en conseils concrets, clairs et utiles.

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