Affichages obligatoires en entreprise : quelles sont les règles à respecter ?

Les obligations d’affichages et de registres

L’obligation d’affichage en entreprise concerne de nombreux éléments qui relèvent du code du travail et de la réglementation en matière de sécurité et de travail. Ces affichages obligatoires en entreprise fournissent aux salariés des informations essentielles qui permettent ainsi de garantir la conformité de l’employeur.

Il convient de distinguer deux types d’obligations :

• Les informations qui doivent être affichées physiquement, l’entreprise n’a pas le choix sur le mode de support.
• Les informations qui doivent être portées à la connaissance des salariés, l’entreprise peut choisir le support, sous réserve que le moyen soit efficace et accessible aux salarié. Une entreprise peut opter pour le QR Code, un classeur accessible en salle de pause, intranet ou d’autres supports qui dépendront des moyens réellement mis à la disposition des salariés. Par exemple, un affichage sur intranet n’est pas pertinent si les salariés concernés n’ont pas accès à un ordinateur.

Affichages obligatoires de base, quel que soit l’effectif

Pour toute entreprise, quels que soient ses effectifs, il est impératif de disposer d’un affichage qui regroupe l’ensemble des informations obligatoires. Parmi celles-ci, vous trouverez :

• Coordonnées de l’inspection du travail et médecine du travail.
• Consignes incendie et sécurité incluant noms des responsables du matériel de secours, chargés d’évacuation et consignes de premiers soins.
• N° des services de secours d’urgence.
• N° du défenseur des droits : 09 69 39 00 00.
• Horaires collectifs ou répartition du temps de travail en cas d’aménagement sur tout ou partie de l’année.
• Interdiction de fumer et de vapoter.
• Modalités de consultation du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
• Panneau d’affichage pour chaque section syndicale.
• Textes de divers articles du code du travail et du code pénal relatifs à l’égalité (cette information est également obligatoire et visible auprès des candidats à un emploi), à la lutte contre les discriminations et au harcèlement (moral et sexuel).

Ces affichages obligatoires en entreprise sont à placer de manière visible pour que chaque salarié puisse en prendre connaissance dès son entrée dans l’entreprise.

Affichages obligatoires pour les entreprises de 11 salariés

Dès que votre entreprise compte au moins 11 salariés, des obligations supplémentaires s’ajoutent. En complément des affichages de base, il est obligatoire de mettre en place :

• Un panneau d’affichage pour le CSE (Comité Social et Économique).
• Une liste des membres du CSE qui mentionne leur lieu de travail habituel ainsi que leur participation aux différentes commissions.
• La procédure d’organisation de l’élection des membres du CSE.
• Le procès-verbal de carence, si applicable.

Ces informations renforcent la transparence et permettent aux salariés d’accéder rapidement aux informations concernant le travail et la représentation au sein de l’entreprise.

Attention : si une entreprise à moins de 11 salariés mais décide volontairement de mettre en place un CSE, alors l’entreprise a pour obligation de prendre en considération les affichages cités ci-dessus.

Affichages obligatoires pour les entreprises de 50 salariés

Pour les entreprises dont l’effectif atteint au moins 50 salariés, des obligations supplémentaires en matière d’affichage et de conformité doivent être respectées. En plus des obligations précédentes, il faut obligatoirement afficher :

• Le règlement intérieur, véritable référence pour le travail quotidien dans l’entreprise.
• L’accord de participation.
• La publication sur le site internet de l’index egapro (égalité professionnelle homme/femme) et des mesures correctives mises en œuvre.

Ces affichages obligatoires en entreprise permettent d’assurer une meilleure sécurité juridique et sociale et de garantir aux salariés un environnement de travail conforme aux exigences du code du travail.

Attention : si une entreprise à moins de 50 salariés mais décide volontairement de mettre en place, par exemple, un accord de participation, alors l’entreprise a pour obligation d’informer et doit prendre en considération les affichages liés à l’accord de participation.

Les registres obligatoires à tenir et à mettre à disposition

Outre les affichages obligatoires, il existe plusieurs registres que l’employeur doit tenir et mettre à disposition pour assurer la transparence et la sécurité dans l’entreprise.

Registre du personnel

Ce registre recense l’ensemble des salariés, intérimaires et stagiaires. Il offre une vue d’ensemble des effectifs et permet aux instances telles que le CSE et l’Inspection du travail d’accéder rapidement aux informations sur l’effectif. Ce registre est fondamental pour assurer la transparence et le respect du code du travail.

Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Le DUERP identifie et classe les risques auxquels les salariés peuvent être exposés dans le cadre de leur travail. Il constitue un outil essentiel pour mettre en place un plan de prévention adapté qui garantit ainsi la sécurité et la conformité de l’entreprise aux obligations réglementaires.

Registre des vérifications électriques

Ce document consigne l’ensemble des contrôles effectués sur les installations électriques de l’entreprise. Il permet de vérifier que les normes du code en matière de sécurité sont bien appliquées et d’assurer un environnement de travail sécurisé.

Registre spécial du repos hebdomadaire

Ce registre détaille le jour de repos attribué à chaque salarié, notamment lorsque ce repos diffère du repos dominical et qu’il est attribué par roulement. Il assure que l’organisation du travail respecte les règles en vigueur et contribue à la conformité des entreprises vis-à-vis des obligations légales.

Registre des questions du CSE

Dans ce registre, sont consignées toutes les questions posées par le CSE. Il favorise un dialogue constructif entre l’employeur et les salariés, tout en garantissant que les interrogations relatives au travail et aux conditions d’emploi soient dûment prises en compte.

Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Ce document offre aux salariés un espace pour signaler tout risque grave pour la santé publique ou l’environnement. Il permet à l’entreprise de réagir rapidement et de mettre en œuvre des mesures préventives pour préserver la sécurité de tous.

Registre des dangers graves et imminents

Ce registre est destiné à enregistrer les signalements de situations susceptibles de mettre en péril la vie ou la santé des salariés. Accessible au CSE, il est essentiel pour la gestion des situations d’urgence et pour respecter les obligations en matière de prévention des risques.

Registre RGPD

Ce registre documente le traitement des données personnelles des salariés et autres parties prenantes. Il assure la conformité avec le RGPD et le code en matière de protection des données pour la confidentialité et la sécurité des informations.

Ces registres obligatoires sont essentiels pour garantir la conformité de l’entreprise aux exigences du code et aux réglementations en matière de sécurité et de travail.

Nos conseils pour vos affichages et registres

• Vos affichages doivent être adaptés à votre secteur d’activité
• Vérifier vos registres
• Mettre à jour régulièrement (1 fois par an)

L’importance des affichages obligatoires et des registres : sécuriser l’entreprise et protéger les salariés

Il est fondamental pour tout employeur de comprendre que les obligations d’affichage et les registres ne se limitent pas à une simple formalité administrative. Ils constituent le premier contact visuel des salariés avec les engagements de l’entreprise en termes de sécurité, d’égalité et de respect du code du travail.

Pourquoi ces obligations sont-elles essentielles ?

• Visibilité et transparence : un affichage bien réalisé assure la transparence des informations et des obligations à l’égard des salariés.
• Prévention des sanctions : le non-respect de ces obligations expose l’entreprise à des sanctions sévères.
• Clarté pour les candidats : ces affichages et registres informent également les futurs candidats pour une meilleure intégration dès l’embauche.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Le non-respect des obligations d’affichage et de tenue des registres peut entraîner des sanctions importantes pour l’employeur. En effet, en cas de manquement à ces obligations, l’Inspection du travail peut constater des irrégularités qui peuvent conduire à :

• Des amendes administratives.
• Une mise en demeure de régulariser la situation.
• Des sanctions pénales en cas de non-conformité grave, notamment pour les affichages relatifs aux dispositions sur le harcèlement et les discriminations.

Il est donc impératif pour chaque entreprise de vérifier régulièrement la conformité de ses affichages et registres afin d’éviter tout risque et garantir la sécurité de son environnement de travail.

Règles complémentaires à respecter pour un affichage obligatoire de conformité

Outre les affichages obligatoires et la tenue des registres, il est essentiel pour chaque entreprise de respecter d’autres règles afin de garantir la sécurité et la conformité des informations diffusées aux salariés. Ces règles complémentaires s’appliquent à tout affichage obligatoire, quel que soit le format choisi et concernent tous les aspects du travail au sein de l’entreprise.

Accessibilité et visibilité

Chaque affichage doit être installé dans un lieu visible et accessible à tous les salariés de l’entreprise. Il est primordial que ces informations soient lisibles et compréhensibles, en respectant le code du travail et en assurant une consultation aisée sur chaque panneau. L’accessibilité garantit que l’ensemble des entreprises respectent l’obligation de diffusion d’un affichage clair et précis.

Mise à jour régulière des informations

Les affichages et registres obligatoires doivent être mis à jour régulièrement. Les informations diffusées, qu’il s’agisse des coordonnées des autorités ou des consignes de sécurité, doivent être révisées en fonction des évolutions législatives du code et des pratiques de travail. Un affichage à jour permet d’éviter toute sanction pour non-respect des obligations et renforce la conformité de l’entreprise.

Respect strict des textes officiels

Les contenus affichés doivent être en parfaite conformité avec les textes officiels issus du code du travail et du code pénal, sans modification qui pourrait altérer leur sens. Que ce soit pour les consignes de sécurité, l’interdiction de fumer et de vapoter ou les articles relatifs au harcèlement, il est impératif de respecter ces obligations afin d’assurer la crédibilité de l’affichage et la protection des salariés.

Tenue et mise à disposition des registres

Les registres obligatoires tels que le registre du personnel, le DUERP, ou le registre RGPD doivent être correctement tenus. Cette exigence garantit que toutes les entreprises respectent les obligations en matière de transparence et de sécurité au travail.

Confidentialité et respect des données

Bien que l’affichage doive fournir un maximum d’informations utiles, il convient de veiller à ne pas divulguer de données sensibles ou confidentielles sur les salariés. L’employeur doit s’assurer que les informations diffusées respectent la vie privée de chacun, conformément aux normes du code et aux exigences du RGPD.

En intégrant ces règles complémentaires dans leur stratégie d’affichage et de gestion des registres, les entreprises démontrent leur engagement envers la sécurité, la transparence et le respect des obligations légales. Cette démarche proactive contribue à créer un environnement de travail fiable, clair et conforme aux exigences du code du travail et à minimiser les risques de sanctions pour l’employeur.

Pour tout complément d’information ou pour être accompagné dans la mise en conformité de vos affichages et registres, n’hésitez pas à contacter nos consultants RH pour un diagnostic RH ou un diagnostic règlementaires avec nos avocats. Nous vous aiderons à identifier les affichages obligatoires à mettre en place et à définir le format le plus adapté pour chaque entreprise.

Téléchargez notre guide pratique qui recense les bonnes pratiques pour vos affichages et registres.

Cet article a été écrit par

Mathilde Renimel

Chargée webmarketing et acquisition

Particulièrement intéressée par tous les sujets liés à l’entrepreneuriat, Mathilde a à cœur de rendre la gestion d’entreprise plus claire et accessible.

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