Faire une facture : les mentions obligatoires et règles applicables

Émettre des factures fait partie des obligations qu’une entreprise se doit de respecter au quotidien.  Pour être valable, une facture doit alors comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Quelles sont les règles qui encadrent l’édition de ce document ? Comment faire une facture ? Voici une revue des règles pour bien rédiger une facture.

Facturation : quelles obligations ?

Faisant foi juridiquement, comptablement et fiscalement, une facture est une preuve d’achat et de vente émise par un professionnel. Obligatoire en cas de vente ou de prestation de services entre professionnels, ce document officiel doit être produit en deux exemplaires : le premier pour l’entreprise, qui doit être conservé pendant 10 ans, et le second pour le client.

 Bon à savoir : pour une vente entre un professionnel et un particulier, une facture est obligatoire pour les prestations de services dont le coût est supérieur à 25€. Pour une vente de marchandises, ce n’est pas obligatoire sauf si le particulier en fait la demande.

La facture : la désignation des produits

Une facture est un document essentiel en matière de gestion de l’entreprise, qui permet le paiement d’une prestation réalisée ou d’un produit livré. Ainsi, elle doit reprendre une description de ce qui a été vendu. Nature du produit, marque ou référence de ces produits sont indispensables. Pour les prestations de services, il faut faire figurer les matériaux fournis ou éventuels livrables, et préciser ce qui est réellement créé.

La facture doit présenter le décompte détaillé de chaque prestation ou produit. On parle d’un détail en quantité et prix. Notez que vous pouvez vous en passer à condition que la facture suive l’émission d‘un devis complet, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation finale exécutée.

De nombreuses mentions générales sont également à retrouver : la date de la facture, un numéro unique de référence, l’identité de chaque partie (acheteur / vendeur).

Le prix et son détail sur une facture

Elément essentiel de toute prestation ou vente de services, le prix doit apparaître de manière claire, et plusieurs mentions sont indispensables :

  • Le prix unitaire (hors TVA) des produits vendus ou le taux horaire (hors TVA également) des services fournis, ligne par ligne. En clair, pour chaque produit ou service détaillé, le prix qui correspond doit apparaitre ;
  • Une majoration éventuelle du prix pour l’ajout d’un emballage, de frais de transport ou d’autres frais, doit aussi être mentionnée ;
  • Le taux de TVA applicable et le montant dû sont à faire figurer en prenant le total HT dû ;
  • Enfin, la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) constitue le dernier élément.

Les mentions spéciales

Si vous éditez des factures à destination d’autres entreprises, plusieurs mentions spéciales sont à indiquer. Elles concernent toutes les modalités de paiement, et les éventuelles indemnités en cas de retard. Ainsi, lorsque vous travaillez avec un professionnel, ajoutez à votre facture les éléments suivants :

  • La date limite à laquelle le règlement doit vous parvenir ;
  • Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (ou la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant» si vous ne souhaitez pas en appliquer) ;
  • Le taux des pénalités de retard ;
  • Et enfin, la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € (pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement).

Il existe également des mentions dites « particulières » pour certains cas de figure précis. Si vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA, vous devez par exemple inclure le texte « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur toutes vos factures. De même, pour les artisans ou les micro-entrepreneurs pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire, cette dernière doit être mentionnée.

 

Sachez que la loi est sévère face aux entreprises qui éditent des factures erronées. Une sanction pénale est possible, et une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture peut vous être demandée. Pour éviter ces frais en cas de contrôle, et produire des factures en règle, faites confiance aux conseils d’un expert-comptable. Il pourra vous aider à vous construire un modèle valide, et vous aider si vous rencontrez un blocage.


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