Conservation des documents comptables : quelles règles ?
Au sujet de la conservation des documents professionnels, la règle comptable est simple : tout document qui est émis, ou reçu, par l’entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé. Il existe ainsi des durées minimales, en fonction des types de documents. Ces durées minimales n’empêchent donc pas l’entreprise de conserver certains documents plus longtemps via un archivage complet.
Pourquoi des délais de conservation sont-ils imposés ?
Des délais de conservation des documents sont imposés aux entreprises afin de donner à l’Administration la possibilité de mener des contrôles a posteriori, et donc de vérifier les informations déclarées par le passé. Les documents comptables sont ainsi à conserver à titre de preuve.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
De manière générale, le Code du Commerce prévoit pour toutes les pièces comptables, une durée de conservation de 10 ans. Cela est valable pour les livres comptables obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) qui doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération comptabilisée. De même, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ainsi que toutes les pièces justificatives de l’activité (bon de commande, de livraison ou de réception, factures, etc.) doivent être conservés en version originale pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.
En ce qui concerne les documents commerciaux, fiscaux, sociaux et juridiques d’autres durées sont applicables. Il est ainsi nécessaire de conserver pendant 5 ans un document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire) ou encore pendant 6 ans toutes les communications relatives à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés ou encore à la cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE (à compter de la date à laquelle la taxe est devenue exigible).
Comment bien conserver ses documents comptables dans le temps ?
Votre entreprise peut conserver les documents comptables pendant la durée minimale imposée par voie électronique ou sous format papier. La sauvegarde de façon numérique est une solution pour éviter tout risque de perte, et vous permettre une vraie sécurité. Pour cela, il est possible de vous tourner vers des services de stockage de données en ligne tels que des coffres-forts numériques, avec un système de sauvegarde complet. Les avantages sont multiples : diminution des risques de perte de dégradation des documents, accès est simple et facilité en cas de besoin, et partage de document simplifié.
Toutefois, notez que si vous faites le choix de conserver exclusivement les copies numériques de vos pièces justificatives, celles-ci doivent remplir un certain nombre de conditions pour avoir la même fiabilité et valeur que le document original. Le procédé utilisé pour générer les copies numériques (la numérisation) doit par exemple, permettre de produire des informations liées à la copie, garantir l’intégrité de la copie (empreinte électronique) ou encore permettre la conservation de la copie sans qu’elle soit altérée.
Attention, en cas de non-respect de ces obligations de conservation, vous vous exposez à de lourdes sanctions. De plus, prenez en compte qu’en cas de litiges, avec un client ou fournisseur par exemple, des documents comptables réguliers peuvent également vous servir de preuves.
Notre conseil
Pour ne pas manquer à vos obligations de conservation de vos documents comptables et plus généralement de tous les documents commerciaux et relatifs à la vie de votre entreprise, vous pouvez solliciter l’aide d’un expert-comptable. Ce professionnel indépendant connaît les règles en vigueur et pourra faciliter votre gestion de documents dans le temps.
