Notre expertise
pour Diriger son entreprise au quotidien
Quelles sont les conditions pour déduire des charges dans une entreprise ?
Pour rappel, une charge équivaut à une dépense professionnelle prise en compte dans la comptabilité d’une entreprise. Certaines de ces charges sont déductibles du résultat fiscal de l’entreprise, cela signifie qu’elles ne sont pas comptabilisées pour le calcul de la base imposable.
Pour qu’une charge soit déductible du résultat imposable d’une entreprise ou encore du revenu de l’entrepreneur, ces dernières doivent respecter de nombreux critères. En effet, une charge, pour être déductible, doit :
- Être engagée dans l’intérêt direct de l’exploitation et se rattacher à la gestion normale de l’entreprise ;
- Correspondre à une charge effective et être appuyé d’une justification suffisante (des pièces justificatives, comme une facture) ;
- Être comptabilisée dans les charges de l’exercice au cours duquel elle a été engagée ;
- Entraîner la diminution de l’actif net ; c’est-à-dire ne pas être la contrepartie d’une immobilisation.
A noter également qu’une disposition légale ne doit pas exclure expressément les dépenses déductibles (comme les dépenses somptuaires : dépenses liées à la chasse, aux résidences de plaisance, etc.).
Précisions sur les conditions de déductibilité des charges
Il est nécessaire que la dépense ait été engagée dans l’intérêt de l’exploitation de l’entreprise. Il faut ainsi que la dépense puisse être justifiée au regard de l’objectif social d’entreprise, et qu’elle ait une réelle utilité pour développer son chiffre d’affaires. Impossible donc de déduire une dépense réalisée uniquement à vocation personnelle, ou encore une dépense dont le montant est excessif et anormal, qui ne résulte pas d’une bonne gestion.
Pour être déductible, une charge doit se traduire par une diminution de l’actif net. Il s’agit de déduire une dépense immédiate, la charge ne doit ainsi pas être la contrepartie d’une immobilisation ; à l’exception du petit matériel ou encore des dépenses logicielles qui peuvent apparaître comme des charges à condition d’avoir un montant inférieur à 500 € hors taxes.
A noter : les entreprises qui relèvent du régime micro-BIC/BNC ne peuvent pas déduire les charges de leurs résultats mais bénéficient d’un abattement forfaitaire pour frais professionnels.
Quelles sont les charges déductibles en entreprise ?
Des dépenses pour l’aménagement du bureau jusqu’aux frais de repas, en passant par l’achat de matières premières ou de produits en vue de leur revente, de nombreuses dépenses sont déductibles. Parmi elles :
- Achats de matières premières pour activité de production ;
- Achats de produits ;
- Intérêts rémunérant les avances en comptes courants des associés, actionnaires ou dirigeants de la société ;
- Frais de repas (dans certaines limites) ;
- Frais de déplacement ;
- Dépenses administratives (fournitures de bureau, frais d’envois postaux, de téléphone, etc.) ;
- Frais d’actes et de contentieux ;
- Frais de publicité ;
- Cotisations versées à des ordres ou syndicats professionnels ;
- Frais de formation professionnelle (cours, stage, etc.) ;
- Dépenses vestimentaires, rendues nécessaires par l’exercice de la profession (blouse d’un médecin par exemple) ;
- La télétransmission des feuilles de soins par les professions médicales ;
- Les cadeaux d’affaires (dans le cadre d’un usage proportionné).
Attention, certaines des charge susmentionnées peuvent ne plus l’être lorsqu’elles dépassent certains seuils ou conditions. C’est notamment le cas des cadeaux d’affaires.
Et les charges non déductibles ?
Il existe de nombreuses charges non déductibles. On y retrouve certaines charges financières, des charges d’exploitation (coût d’acquisition de clientèle, redevance de crédit-bail, etc.), ou encore, des charges exceptionnelles (pénalités et amendes, etc.)
Pourquoi déduire certaines charges dans sa société ?
Connaître les conditions pour déduire des charges, et la nature des dépenses qui peuvent rentrer dans ce cadre n’est pas qu’une question purement comptable. Il s’agit également d’un véritable enjeu de gestion de l’entreprise, notamment l’utilisation de son résultat. Une bonne gestion des charges de personnel et des charges liées à l’activité permet une optimisation fiscale. In fine, il est possible de payer moins d’impôt sur les sociétés. Comment maximiser la déduction des charges pour minorer le résultat imposable ? En agissant sur plusieurs leviers.
- Il est primordial d’avoir une bonne gestion des charges liées aux gérants, et notamment de déclarer en avantages en nature certaines dépenses qui permettront une économie d’impôt sur les sociétés (IS) ;
- L’utilisation des déficits peut aider à réduire le montant de l’IS pendant plusieurs années ;
- Connaître les crédits d’impôts et autres réductions prévues par le législateur permet de favoriser certaines dépenses utiles à l’entreprise, qui viendront grossir les rangs des charges déductibles.
Comment fonctionne la déduction ?
Les dépenses sont déduites pour leur montant réel et doivent être comptabilisées dans l’exercice au cours duquel elles ont été engagées.
Si de manière générale les dépenses sont déduites à hauteur de leur montant réel, il est possible dans certains cas d’appliquer un régime forfaitaire. C’est notamment cette solution qui est appliquée pour les frais de dépenses de véhicules.
Il existe également des régimes spécifiques selon certains métiers, qui permettent de basculer sur des forfaits pour des charges précises.
Notre conseil
“Comment bien connaître les charges déductibles dans votre entreprise ? Comment agir sur vos achats et optimiser votre imposition avec une bonne gestion des charges ? En vous appuyant sur un regard extérieur. Vous pouvez faire confiance à un expert-comptable pour vous guider et vous aider au sujet des charges déductibles en entreprise. Son rôle de conseil vous aidera à perfectionner votre gestion et votre comptabilité !”
