Qu’est-ce qu’un exercice comptable ?
Un exercice comptable est une période de référence durant laquelle la société enregistre l’ensemble de ses opérations financières et comptables. Autrement dit, c’est la période pendant laquelle on suit l’activité et les flux financiers de l’entreprise. À la fin de cette période, la clôture de l’exercice permet d’établir des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes).
L’objectif principal d’un exercice comptable est de déterminer, de manière régulière, la santé financière de l’entreprise. D’un côté, il s’agit de donner une image fidèle de la comptabilité de la société vis-à-vis des tiers (banques, investisseurs, autorités fiscales, etc.). De l’autre, pour le dirigeant, l’exercice comptable permet de mesurer la rentabilité de l’activité et d’orienter la stratégie future.
À quoi sert un exercice comptable ?
L’exercice comptable joue un rôle essentiel dans la gestion d’une entreprise :
- Le pilotage de la performance puisqu’il permet de mesurer la rentabilité de l’activité sur une période donnée.
- Les obligations légales : en France, les comptes annuels doivent être établis et déposés auprès du greffe du tribunal de commerce (pour les sociétés commerciales).
- La communication financière auprès des investisseurs, des banques et des partenaires qui se basent sur les comptes annuels pour évaluer la solidité financière de votre société.
- La comparaison dans le temps qui permet d’une année sur l’autre, d’analyser l’évolution de vos performances.
- Les décisions stratégiques : les chiffres produits à la clôture de l’exercice servent de base pour élaborer des prévisions, fixer des objectifs et prendre des décisions d’investissement ou de financement.
Date de clôture et durée du premier exercice comptable
En créant une entreprise, il faudra déterminer la date de clôture de l’exercice comptable. Pour la première année, des dispositions spécifiques sont possibles.
- Le premier exercice comptable ne peut pas durer plus de 24 mois. Vous avez en effet la possibilité de le faire courir jusqu’à la fin de l’année qui suit celle en cours. Si vous créez votre entreprise en janvier, vous pouvez donc faire durer le premier exercice comptable jusqu’à la fin de l’année suivante et profiter d’une première année d’activité double ;
- Il n’existe pas de durée minimale. En effet, vous avez la possibilité de créer un premier exercice d’un mois ou de quelques jours seulement, selon votre besoin.
Sachez que vous pouvez choisir la date de clôture de votre exercice qui vous convient en choisissant de vous aligner sur l’année civile, ou en créant un décalage.
Exemple :
- Votre entreprise démarre son activité le 1er février 2024.
- Vous décidez de clôturer votre exercice comptable le 31 décembre 2024.
- Votre exercice comptable se calcule alors sur une durée de 11 mois, du 1er février 2024 au 31 décembre 2024.
À partir du premier jour de l’exercice (ici, le 1er février 2024), vous prenez en compte toutes les entrées (ventes, financements, etc.) et toutes les sorties (achats, salaires, charges) jusqu’au jour de la clôture. C’est cette période qui servira à établir le bilan et le compte de résultat définitifs.
Comment choisir la date de clôture de son exercice comptable ?
Le choix de la date de clôture est libre, à condition de respecter la cohérence et la transparence dans la tenue des comptes. Traditionnellement, beaucoup d’entreprises adoptent le 31 décembre comme date de clôture afin de faire coïncider leur exercice avec l’année civile. Cependant, d’autres facteurs peuvent influencer votre décision :
- La saisonnalité de l’activité : si votre activité est fortement saisonnière (par exemple, production et vente de glaces l’été), vous préférerez peut-être clôturer vos comptes après la haute saison, ce qui vous donne une vision plus précise de vos résultats annuels.
- La gestion de la trésorerie : certaines entreprises choisissent de clôturer en fin de mois où la trésorerie est plus stable.
- Les obligations fiscales : en France, si vous optez pour un exercice décalé, vous devez vous adapter au calendrier de déclaration fiscale fixé par l’administration.
- La disponibilité de l’équipe dirigeante : la période de clôture représente souvent un moment intense pour le service financier ou pour l’expert-comptable. Il est préférable de choisir une date où la charge de travail reste gérable.
L’intérêt de bien choisir la durée d’un exercice comptable
Il existe de nombreuses possibilités pour la durée du premier exercice comptable et pour choisir ensuite la date de clôture qui sera récurrente chaque année. Cette possibilité de choisir la date de clôture de votre exercice comptable peut vous aider à bien équilibrer votre activité. En effet, si vous avez tendance à réaliser une très grosse partie de votre chiffre d’affaires sur quelques mois, vous avez intérêt à clôturer votre exercice comptable un ou deux mois après, afin de pouvoir prendre le temps de réaliser vos actions comptables. Par exemple, une entreprise saisonnière qui réalise la majorité de son chiffre d’affaires en été peut clôturer son exercice en septembre plutôt qu’en décembre. L’important est de respecter la cohérence et la régularité dans la présentation des comptes.
Puisque le premier exercice comptable n’a pas à durer 12 mois, vous pouvez en profiter pour choisir de démarrer au dernier trimestre, puis clôturer le premier exercice à la fin décembre, pour pouvoir vous aligner sur une année civile. Vous pouvez également choisir un premier exercice décalé de 14, 16 ou encore 18 mois pour que votre activité démarre doucement, et ainsi mieux compenser d’éventuelles pertes initiales.
Enfin, si vous projetez d’avoir une activité rentable très rapidement, et que votre mode de rémunération repose en grande partie sur des dividendes, vous pouvez choisir un premier exercice comptable relativement court afin de disposer rapidement de votre rémunération.
Que se passe-t-il à la clôture de l’exercice comptable ?
La clôture de l’exercice comptable concrétise la fin d’une période de 12 mois (ou toute autre durée choisie) pendant laquelle toutes les opérations financières ont été enregistrées. Concrètement :
- Arrêté des comptes : l’entreprise arrête les comptes (le bilan, le compte de résultat et les annexes), c’est-à-dire qu’on valide toutes les écritures comptables de la période.
- Calcul du résultat : à partir des opérations comptabilisées, on détermine le résultat (bénéfice ou perte).
- Établissement des comptes annuels : l’expert-comptable établit les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) qui reflètent la santé financière de l’entreprise.
- Approbation des comptes : les associés ou actionnaires valident les comptes annuels lors d’une assemblée générale et décident de l’affectation du résultat.
- Déclarations fiscales : les déclarations fiscales (liées à l’impôt sur les sociétés, la TVA, etc.) sont finalisées sur la base des comptes annuels.
Cette étape de clôture nécessite rigueur et organisation car elle conditionne en grande partie la crédibilité de vos informations financières auprès des partenaires et des autorités.
Nos conseils d’experts pour choisir une date de clôture pour son exercice comptable
Le choix de la date de clôture de l’exercice comptable est stratégique. Voici quelques conseils pour vous aider :
Tenir compte de la saisonnalité
Si votre activité est saisonnière, clôturer après la haute saison peut faciliter l’analyse de vos résultats. Par exemple, une entreprise dont le pic d’activité se situe en juillet et août (tourisme, agriculture saisonnière) peut envisager une clôture au 30 septembre ou au 31 octobre.
Privilégier la simplicité administrative
Si vous ne subissez pas de pics saisonniers significatifs, adoptez la date de clôture au 31 décembre. Cette option permet de simplifier la gestion fiscale, puisqu’elle coïncide avec l’année civile et de réduire la complexité liée aux déclarations.
Éviter les périodes de forte charge de travail
La clôture représente un moment clé dans la tenue de la comptabilité. Évitez de la programmer en même temps que d’autres échéances importantes (lancement d’un nouveau produit, audit, périodes de congés, etc.). Cela vous permettra de vous concentrer pleinement sur l’établissement de vos comptes annuels.
Prendre en compte les obligations du groupe
Si votre entreprise fait partie d’un groupe, harmonisez la date de clôture avec celle des autres entités, surtout si vous envisagez une intégration fiscale. Cela vous évitera des manipulations complexes lors de la consolidation des comptes.
Anticiper les conséquences fiscales
Changer la date de clôture (ou moduler la durée d’un exercice) entraîne des conséquences sur vos obligations déclaratives. Pensez à informer l’administration fiscale et à mettre à jour vos statuts. Dans certains cas, un exercice de moins ou de plus de 12 mois peut modifier le calendrier d’imposition et de paiement de l’impôt sur les sociétés.
Consulter un cabinet comptable
Chaque situation est unique. Un professionnel de la comptabilité sera à même d’analyser la nature de votre activité, vos contraintes opérationnelles et vos objectifs, pour vous conseiller la meilleure date de clôture.
La durée du premier exercice comptable et notamment le choix de la date de clôture sont des éléments qui peuvent vous aider à bien lancer votre projet de création d’entreprise, et permettre de communiquer efficacement auprès des parties intéressées (banques, partenaires). Demandez l’aide d’un expert-comptable qui pourra vous conseiller et choisir de manière précise les bonnes durées et les bonnes dates selon votre besoin et vos objectifs.