Fiche de paie : quelles sont les mentions obligatoires ?

La fiche de paie est un document incontournable dans la relation employeur / employé, et son élaboration ne doit rien laisser au hasard. Ainsi, peu importe son mode de remise (en main propre, par courrier ou par e-mail), plusieurs mentions obligatoires doivent se trouver sur le bulletin de salaire.

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Publié le 13/12/2021

Bulletin de salaire : le point sur les obligations de l’employeur

Tout employeur a l’obligation légale de remettre à son salarié une fiche de paie, justifiant le paiement de salaire, sous peine d’une amende et du versement de dommages-intérêts au salarié. Il peut lui remettre soit en main propre, soit par courrier, soit par courrier électronique (sous réserve du respect de certaines conditions). En savoir plus sur comment dématérialiser les bulletins de paie.

A savoir : Un duplicata du bulletin de paie doit être conservé au moins 5 ans par l’employeur.

Les mentions obligatoires sur une fiche de paie

L’identité des parties : l’employeur et le salarié

Le nom et l’adresse de l’employeur, tout comme l’identité du salarié (nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique) sont obligatoires. Pour la partie employeur, il est également obligatoire de faire figurer le code APE ou code NAF, qui est le numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi, le code URSSAF, et enfin, le numéro de Siret doit lui aussi apparaître.

La référence à la convention collective

Afin de pouvoir se référer aux textes qui encadrent la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail, il est obligatoire de mentionner sur la fiche de paie l’intitulé de la convention collective applicable, ou la référence du Code du Travail en l’absence d’accord de branche.

Le nombre d’heures de travail

Le nombre d’heures de travail et la période de réalisation de celles-ci doit clairement apparaître, avec une séparation entre les heures rémunérées à un taux normal, et les heures supplémentaires. Il faut également préciser sur la fiche de paie si le salarié dispose d’un forfait hebdomadaire, mensuel ou annuel, qu’il soit déterminé en heures ou en jours.

Le détail des cotisations

Les cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié doivent figurées dans le détail du calcul du salaire. Le montant total versé par l’employeur (incluant les cotisations, contributions, et le salaire) doit être visible. A savoir que la mention du montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales est aussi obligatoire.

La rémunération

Le bulletin de paie doit mentionner la rémunération brute du salarié. Avec le détail des cotisations et contributions que nous venons de lister, mais aussi la nature et le montant des accessoires de salaire (comme les primes et autres avantages), le bulletin de paie doit in fine mentionner le montant effectivement reçu par le salarié, c’est à dire le “salaire net”. La date de paiement de celui-ci sera elle aussi indiquée. Outre sa rémunération, le salarié doit pouvoir retrouver sur son bulletin, la date de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante, si une période de congés est présente pendant la période concernée par la fiche de paie.

Les autres mentions obligatoires

Enfin, plusieurs mentions sont obligatoires pour compléter le bulletin de paie, et notamment la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site Service-Public.fr (pour aider le salarié à mieux comprendre sa fiche de paie). De plus, il est obligatoire de présenter la mention selon laquelle le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée.

Bulletin de paie simplifié : qu’est-ce que c’est ?

Depuis le 1er janvier 2018, le bulletin de paie clarifié, ou encore bulletin de paie simplifié, est obligatoire dans toutes les entreprises. Cette nouvelle fiche de paie doit permettre de faciliter la gestion de la paie dans les entreprises, et aux salariés, de simplifier la lecture afin de mieux comprendre sa fiche de paie.

Les libellés sont ainsi plus clairs avec une structuration par postes de charges, les montants des cotisations dues par les salariés et celles par les employeurs sont aussi plus lisibles, ainsi que le montant total des allègements de cotisations.

 

Notre conseil

“Le bulletin de paie est un document dont la rédaction et l’édition doivent respecter un certain formalisme. En cas de non-conformité, l’employeur est passible d’une amende, dont le montant est proportionnel au nombre de bulletins erronés… Pour plus de sérénité et rester concentré sur vos autres problématiques de chef d’entreprise, faites appel à CF pour l’établissement de vos bulletins de paie.”