Faire une facture : un guide pour tout savoir sur la facturation

Comment faire une facture ?

La facture est un document essentiel en matière de gestion d’entreprise, qui permet le paiement par son client d’une prestation réalisée ou d’un produit livré. Mais comment faire une facture ? Quelles sont les règles qui régissent les factures ? Est-ce obligatoire pour tout entrepreneur ? Quelles mentions obligatoires doit-on retrouver sur une facture ? Nous faisons le point !

Dans quels cas une facture est-elle obligatoire ?

Émettre des factures est obligatoire en cas de vente ou de prestation de services entre professionnels.

En cas de prestation de services entre un professionnel et un client particulier, une facture est obligatoire si le coût est supérieur à 25€.

Factures : quelles obligations pour l’entrepreneur ?

Une facture est une preuve d’achat et de vente émise par un professionnel à son client qui fait foi juridiquement, comptablement et fiscalement. Elle doit être produite en deux exemplaires : le premier pour l’entreprise, qui doit être conservé pendant 10 ans, et le second pour le client.

La numérotation des factures émises est également réglementée par la loi. Voici les grands principes :

• Une facture doit être unique et identifiable : deux factures ne peuvent porter le même numéro.
• Une facture client est irrévocable : elle ne peut être modifiée ou supprimée une fois qu’elle a été créée et envoyée. Il faut d’abord l’annuler comptablement et en créer une nouvelle.
• Les numéros des factures émises doivent se suivre dans le temps sans comporter de rupture.
• Les numéros de factures doivent suivre un ordre chronologique : chaque facture porte ainsi un numéro supérieur à la précédente.

Toutefois, sous réserve de respecter ses principes, une entreprise est libre de choisir sa numérotation. Par exemple, une entreprise peut faire le choix de numéroter ses factures avec l’année d’émission et le numéro de la facture (par exemple : 2022-95 pour la facture n°95 de l’année 2022), voir avec la date d’émission (par exemple : 20220615-95 pour la facture n°95 de l’année émise le 15 juin 2022). Une entreprise peut également faire le choix de réinitialiser le compteur à la fin de son exercice comptable.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Taux de TVA, identité du client, identité de l’entreprise… Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• Votre identité : nom ou dénomination sociale, adresse du siège social (et de facturation si nécessaire), numéro SIREN ou SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, numéro au répertoire du RCS ou RM, forme juridique et montant du capital social.
• L’identité du client : nom ou dénomination sociale, adresse du domicile ou du siège social (et de facturation si nécessaire), numéro d’identification à la TVA.
• Le numéro de la facture (qui doit être unique et suivre une numérotation).
• La date d’émission de la facture (qui doit être émise dès la réalisation).
• Le numéro du bon de commande (si préexistant).
• La désignation des produits ou services : nature, intitulé, quantité, prix unitaire, référence et caractéristiques ayant un impact sur le prix, prix h.t. total ligne par ligne (prix unitaire x quantité) si la prestation n’a pas fait l’objet d’un devis détaillé et accepté au préalable.
• Le prix à payer, le taux de TVA applicable, et les réductions appliquées.
• La date limite de paiement, les pénalités de retard et les frais de recouvrement (si la facture est adressée à un client professionnel).
• Les conditions d’escompte en cas de règlement anticipé ou la mention « pas d’escompte pour règlement anticipé ».
• La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
•  L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.

Enfin, il existe également des mentions dites « particulières » pour certains cas de figure précis (franchise en base de TVA, assurance professionnelle…).

Quel outil utiliser pour faire une facture ?

Traitement de texte et tableur, externalisation des factures, logiciel de facturation… Il existe plusieurs méthodes pour faire une facture. Toutefois, avec la démocratisation des nouvelles technologies, les solutions SaaS présentent de nombreux avantages.

Moins coûteuses que l’externalisation, plus personnalisables que les logiciels de facturation classiques, moins complexes à gérer que les factures réalisées avec les outils bureautiques, les solutions SaaS sont assez agiles et simples à gérer.

Création de modèle de facture, signature électronique des factures, calcul de la TVA automatique, transformation des devis en factures, gestion des relances, faciliter la comptabilité… De nombreuses fonctionnalités peuvent faire gagner un temps crucial aux entreprises, et permettre une gestion en interne simplifiée !

Dématérialisation des factures : quid de la facturation électronique ?

Une facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur (le client) formalise son acceptation. Faire une facture dématérialisée obéit toujours aux règles d’une facture papier avec les mêmes mentions obligatoires, ou encore les mêmes règles concernant la numérotation. Une facture électronique doit également s’inscrire dans un cadre légal afin que l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture soient respectées. Attention les factures papier numérisées, ou les factures Word/Excel transformées en PDF, ne sont pas considérées comme des factures électroniques !

Avec un déploiement progressif entre 2024 et 2026, la facturation électronique sera généralisée pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Dans le cadre des marchés publics, elle est déjà obligatoire depuis le 1er janvier 2020.

Un guide premium pour tout savoir sur les factures

En partenariat avec Sellsy, nous mettons à votre disposition un guide ultra complet pour tout savoir sur la gestion des factures. Quels sont les B.a.-Ba au sujet des factures à connaître ? Comment faire une facture client en bonne et due forme ? Quel processus de facturation mettre en place au sein de votre entreprise ? Entrepreneur, n’attendez plus pour le découvrir !

Au programme de ce guide :

• Au commencement de votre processus : être en règle
  • Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
  • La comptabilisation des factures selon les normes françaises
  • Les 4 règles d’or de la numérotation de facture
  • 3 bonnes pratiques pour la numérotation de vos factures
• 4 options pour facturer simplement
  • La classique version manuelle
  • L’obligation de la facturation électronique
  • La version traitement de texte et tableur
  • Le choix de la simplicité et de l’agilité avec la solution SaaS
  • L’externalisation
• 10 fonctionnalités indispensables pour un processus de facturation optimal
  • La création de modèles de documents
  • La signature électronique
  • La transformation de devis en facture
  • La gestion de la TVA
  • Une numérotation conforme aux standards
  • La gestion de la récurrence
  • Suivi et système de relance
  • Suivi des opérations et du plan comptable
  • Le paiement en ligne
  • Une sécurité à toute épreuve
• Pourquoi passer sur un outil de facturation en ligne ?
  • Il est accessible partout
  • Facilitez la vie de votre expert-comptable

En bref, l’essentiel à connaître au sujet des factures et de leur gestion au sein d’une entreprise ! Entrepreneur, n’attendez plus pour obtenir votre guide, c’est gratuit et immédiat !

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