Dans le cadre d’un remplacement d’un congé de maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDD pour notre cabinet de Toulouse Ramonville (31).
Description du poste
Sous la responsabilité de l’Attachée de direction, vous prenez en charge en toute autonomie les missions suivantes :
- Accueil téléphonique, Accueil physique,
- Prise de rendez-vous, gestion du courrier, gestion de stock
- Assurer l’intendance du site : gérer les moyens généraux, assurer le bon fonctionnement du matériel (véhicules, téléphone, copieur, imprimantes…) et l’entretien du site
- Préparation des remises de chèques et envoi aux banques
- Mise en forme de documents (courriers, plaquettes des comptes annuels),
- Classement, scannérisation factures achats…
- Rédaction des lettres de missions,
- Chargée de l’accueil clients à la signature de la lettre de mission (Welcomer),
- Collecter et remettre les documents aux clients, au besoin les trier, les pointer…
- Créer les dossiers nouveaux clients notamment dans les outils informatiques, préparer et suivre la signature des lettres de missions et autres contrats avec les clients
- Préparer et compléter les divers tableaux de suivi de tâches y compris celui de la production, des mouvements clients, des plannings …
- Mettre en forme et envoyer les documents destinés aux clients (plaquettes, rapports, attestations…)
- Scannérisation des pièces comptables,
Le Profil recherché
Vous avez acquis une première expérience réussie, 3 ans minimum, en administratif et gestion et êtes à l’aise au téléphone.
Vous êtes à l’aise avec l’utilisation de plusieurs outils et logiciels informatiques.
Vous partagez les valeurs d’indépendance, de qualité, de performance, d’éthique, de convivialité, de modernité et d’exemplarité (oui tout ça… ou presque).
Votre personnalité sera votre plus grand atout pour le poste.
Emploi accessible travailleur handicapé (RQTH)
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