Que signifie l’approbation des comptes annuels ?
Pour rappel, tous les ans, les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexe légale) sont arrêtés à la fin de l’exercice comptable. Ils doivent ensuite être déposés au greffe du Tribunal de Commerce compétent pour publication ultérieure au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).
Toutefois, avant cet envoi, les comptes annuels doivent être approuvés par l’assemblée des associés (ou des actionnaires). Cette approbation doit intervenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Une fois approuvés, les comptes annuels ne peuvent plus être modifiés.
L’approbation des comptes est ainsi une obligation encadrée par un délai légal.
A quoi sert l’approbation des comptes annuels ?
Lors de l’assemblée générale, c’est au dirigeant de présenter les comptes annuels. L’objectif pour les associés est de s’assurer de la bonne gestion de l’entreprise. Ainsi, la décision d’approuver (ou non) les comptes doit être prise après la lecture des comptes annuels, de l’inventaire annuel et du rapport de gestion préparé par le gérant.
Comment se déroule l’approbation des comptes annuels ?
Plusieurs étapes permettent de mener in fine à une approbation des comptes :
- L’entreprise doit établir ses comptes annuels. Soit en interne, ou avec l’appui d’un expert-comptable ;
- Ensuite, il faut convoquer l’assemblée générale des actionnaires ou des associés. C’est au gérant, ou encore au président, d’organiser la tenue de cette assemblée ;
- Les documents à approuver (les comptes) doivent être communiqués avant la séance, et le vote pour approuver ou non ces derniers se tient lors de l’assemblée ;
- Un procès-verbal d’approbation des comptes est alors rédigé, et formalise la décision prise par les associés ou actionnaires (non-obligatoire pour les entreprises avec un seul associé comme les SASU ou EURL). Ce document devra être envoyé au greffe avec les comptes annuels au moment de leur dépôt.
À savoir, les associés ou actionnaires ont le droit de refuser de valider les comptes. Dans ce cas, les comptes seront modifiés jusqu’à qu’ils soient approuvés lors d’une nouvelle assemblée ; s’ils ne devaient jamais être approuvés, le résultat ne serait pas affecté et seul le procès-verbal serait à envoyer au greffe du Tribunal de Commerce.
Notre conseil
L’approbation des comptes n’est pas qu’une simple obligation. Elle fait partie intégrante des formalités juridiques annuelles. Pour ne pas commettre d’erreur, et éviter toute sanction, confiez l’établissement de vos comptes annuels et les démarches pour les approuver à un expert-comptable.
