Le principe des frais kilométriques en entreprise
On qualifie de frais kilométriques les sommes qu’un dirigeant ou qu’un salarié va engager lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour son activité professionnelle. En contrepartie, il peut recevoir une somme : ce sont les indemnités kilométriques.
Les indemnités kilométriques viennent uniquement compenser l’utilisation d’un véhicule personnel pour la réalisation d’une activité professionnelle. Ainsi, si vous utilisez un véhicule professionnel, c’est-à-dire immatriculé au nom de l’entreprise, vous ne pourrez y avoir droit. De même, il n’est pas possible d’obtenir une somme d’argent dans le but d’indemniser un trajet effectué entre le domicile personnel et le lieu de travail du dirigeant ou d’un salarié. Ce sont seulement les déplacements comme les rendez-vous avec des clients ou encore les déplacements pour des missions qui peuvent donner droit à une indemnisation des dépenses engagées.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Il n’existe pas un seul mode de calcul, mais bien un barème pour les indemnités kilométriques, qui tient compte à la fois du nombre de kilomètres parcourus mais aussi de la puissance du véhicule concerné. Voici par exemple le barème des indemnités kilométriques 2018 :
| Nombre de chevaux fiscaux | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d x 0,410 | (d x 0,245) + 824 | d x 0,286 |
| 4 CV | d x 0,493 | (d x 0,277) + 1 082 | d x 0,332 |
| 5 CV | d x 0,543 | (d x 0,305) + 1 188 | d x 0,364 |
| 6 CV | d x 0,568 | (d x 0,320) + 1 244 | d x 0,382 |
| 7 CV | d x 0,595 | (d x 0,337) + 1 288 | d x 0,401 |
| « d » représente ici la distance parcourue en kilomètres. | |||
Les indemnités kilométriques ont pour objectif de couvrir un certain nombre de dépenses. Elles viennent donc indemniser le trajet réalisé en couvrant une partie du coût d’achat du véhicule et de ses équipements, les frais de carburant, mais également la prime d’assurance et les autres frais d’entretien. Voilà pourquoi toutes ces dépenses ne peuvent pas être prises en charge par l’entreprise en complément des indemnités kilométriques, celles-ci étant réputées intégrées aux indemnités.
Les frais de péage ou encore les frais inhérents au stationnement ne sont pas intégrés aux indemnités kilométriques, et peuvent donc être payés ou remboursés par l’entreprise en complément des indemnités.
Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu.
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