Comment dématérialiser les bulletins de paie dans une entreprise ?

Gain de temps, réduction des coûts administratifs, confidentialité du processus, archivage… Dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés présente de nombreux atouts pour un employeur. Toutefois, la mise en place du bulletin de paie électronique dans une entreprise nécessite de prendre quelques précautions en amont et de respecter certains principes. Focus sur 3 règles d’or.

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Publié le 14/12/2021

Règle n° 1 : informer vos salariés avant de dématérialiser les bulletins de paie

Si vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie au sein de votre entreprise, vous devez prévenir vos salariés de cette procédure au moins un mois avant le premier envoi par voie électronique. Mais attention ! Même si vous n’avez plus à obtenir l’accord de ces derniers en amont, ils peuvent tout à fait s’y opposer personnellement sur simple demande.

Règle n° 2 : assurer une transmission sécurisée

La transmission des bulletins de paie au format électronique implique la mise à disposition sécurisée des documents. En effet, vous devez garantir l’intégrité et la confidentialité des données : transmission sécurisée, document signé électroniquement à l’aide d’un certificat numérique pour garantir l’intégrité, mise à disposition du salarié sur un espace personnel et sécurisé…

Règle n°3 : garantir la disponibilité et l’archivage

Vous devrez aussi assurer la disponibilité des documents durant une certaine période (50 ans après leur émission ou jusqu’aux 75 ans du salarié). Dans tous les cas, les documents doivent pouvoir être récupérés à tout moment, de manière relativement simple et dans un format électronique courant. Pensez à envisager toutes les situations (départ de l’entreprise, arrêt du service utilisé, etc.) !